Regler for Behandling av Personopplysninger i Sameier og Borettslag

Beskyttelse av personopplysninger er en viktig del av sameiers og borettslags ansvar for å ivareta beboernes rettigheter og personvern. Her tar vi en dypere titt på reglene for behandling av personopplysninger i slike boligselskaper, basert på relevante kilder.

Generelle Prinsipper for Behandling av Personopplysninger

Når det gjelder behandling av personopplysninger, er et boligselskap «behandlingsansvarlig», uavhengig av om andre aktører utfører databehandling på vegne av selskapet. Dette betyr at boligselskapet har ansvaret for å sikre at all behandling av personopplysninger er i samsvar med personvernreglene, inkludert GDPR (General Data Protection Regulation) og personopplysningsloven.

Et boligselskap skal ikke samle inn flere personopplysninger enn nødvendig for å oppnå et legitimt formål. Dette kan inkludere opplysninger som er nødvendige for vedlikehold, drift, og oppfyllelse av rettslige forpliktelser. For eksempel må opplysninger som kreves for ligningsopplysninger samles inn, som eierens navn, fysiske adresse og fødselsnummer. Telefonnummer og e-postadresse kan også samles inn for driftskontroll og kommunikasjon.

Personopplysningene kan kun brukes til det formålet de er samlet inn for. For eksempel kan et elektronisk låssystem lagre trafikkdata i loggen for sikkerhet og feilretting, men det er ikke tillatt å bruke denne informasjonen for å overvåke beboeres bevegelser. Personopplysninger skal heller ikke oppbevares lenger enn nødvendig for det opprinnelige formålet.

Hva som Klassifiseres som Personopplysninger

Personopplysninger inkluderer opplysninger og vurderinger som kan knyttes direkte eller indirekte til en fysisk person. Dette kan inkludere sensitiv informasjon som helsetilstand, psykiske problemer, sosiale og økonomiske forhold. Personopplysninger kan også omfatte pseudonyme data som kan knyttes tilbake til en person. Noen sensitive personopplysninger, som rase, religion, helseopplysninger, og seksuell orientering, har spesielle regler på grunn av deres sensitive natur.

Styrets Rett til Opplysninger om Eiere

Styret i et boligselskap kan behandle personopplysninger når det er nødvendig for å oppfylle en avtale som en eier eller leietaker er en del av, eller når det er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Dette kan inkludere å kontakte eiere og beboere for betaling av felleskostnader, utbedringsarbeider, tvangssalg eller andre formål som er lovpålagt eller avtalt. Å kunne kontakte eiere og beboere er avgjørende for styrets effektive drift av boligselskapet.

I tillegg til å behandle personopplysninger må styret være oppmerksom på å sikre at opplysningene holdes trygge og beskyttet. Opplysningene bør ikke deles videre uten legitimt behov eller samtykke, og det må tas hensyn til kravene i personvernlovgivningen når det gjelder lagring, tilgang og utveksling av opplysninger.

Konklusjon

Behandling av personopplysninger i sameier og borettslag er et ansvar som krever omhyggelig håndtering. Å overholde prinsippene om nødvendighet, formålsbegrensning og beskyttelse av sensitive opplysninger er avgjørende for å sikre beboernes rettigheter og personvern. Samtidig må styret i boligselskapet forstå de spesifikke formålene som tillater behandling av personopplysninger og sørge for at opplysningene håndteres i samsvar med gjeldende lover og regler.